Tentang S-Office.Id

Aplikasi Smartoffice merupakan salah satu inovasi dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi yang dikembangkan untuk mendukung pelayanan administrasi perkantoran di Kementerian Agama. Dimulai dari Pengajuan layanan, disposisi, proses hingga selesai, dilengkapi notifikasi, dan semuanya dikelola oleh satu sistem yang terintegrasi.

Beberapa tujuan dari pengembangan sistem Smartoffice yaitu:

  1. Mengimplementasikan kebijakan terkait e-Government sebagai sarana pendukung dalam mewujudkan pelayanan publik secara praktis dan efisien.
  2. Mewujudkan sistem pengarsipan dokumen secara digital
  3. Meningkatkan kinerja instansi pemerintah
  4. Membangun wadah utama sebagai pusat intergrasi sistem dilingkup pemerintahan

Beberapa manfaat dari implementasi sistem Smartoffice yaitu:

  1. Memudahkan publik dalam mengirim surat secara online ke instansi pemerintah
  2. Memudahkan publik dalam mengetahui/mentracking posisi surat yang dikirimkan ke instansi pemerintah
  3. Memudahkan sistem pengarsipan surat masuk/keluar
  4. Memudahkan pimipinan dalam mendisposisi surat masuk secara mobile
  5. Memudahkan pegawai terutama pimpinan dala mencari surat atau dokumen saat diluar kantor
  6. Mempermudah pengambilan kebijakan
  7. Memudahkan pimpinan dalam melakukan evaluasi dan monitoring
  8. Memudahkan koordinasi dalam lingkup kedinasan
  9. Mengefisiensikan biaya ATK, biaya kurir dan biaya operasional dalam pendistribusian surat
  10. Mempermudah ASN terutama Pimpinan dalam mengakses seluruh data/informasi dari seluruh sistem yang terintegrasi ke Smartoffice
  11. Membantu penyimpanan agenda, pengumuman dan dokumen instansi

Daftar Persyaratan/ Dokumen Layanan

SELURUH DOKUMEN DISCAN (DISATUKAN DALAM PDF) DAN DIUPLOAD KE DALAM FORM PENGAJUAN

Urusan Tata Usaha Umum (1)
Permintaan Data Keagamaan (1):
- Surat Resmi dari Instansi Pemohon

Urusan Tata Usaha Keuangan (2)
Cetak Amprah Gaji Pegawai (1):
- Surat Permohonan/ Mengisi Form yang Telah Disediakan oleh Petugas Front Office

Rekomendasi Kredit Bank untuk PNS (2):
- Form dari Bank yang Telah Diisi (Bank yang sudah melakukan MoU dengan Kantor Kemenag)
- Slip Gaji dari Bendahara

Urusan Tata Usaha Kepegawaian (5)
Permohonan/Rekomendasi Pindah Tugas (4):
- Surat Permohonan
- Rekomendasi Menerima Instansi yang di tuju
- SK Terakhir
- SKP 1 Tahun Terakhir

Usul Kenaikan Panglkat (3):
- Surat Permohonan
- Persyaratan Kenaikan Pangkat
- DUPAK bagi JFT

Permohonan Cuti (1):
- Surat Permohonan (Mencantumkan Jenis Cuti dan Alasannya)

Legalisir SK (2):
- Dokumen Asli
- Fotocopy Dokumen yang Akan Dilegalisir

Kenaikan Gaji Berkala (2):
- Foto Copy Gaji SK Gaji Berkala Sebelumnya (bagi yang pernah naik gaji berkala)
- Foto Copy SK Kenaikan Pangkat terakhir

Seksi Penyelenggara Haji dan Umroh (10)
Rekomendasi Pelimpahan Nomor Porsi (6):
- Surat Permohonan dari Calon Jamaah yang Akan mendapatkan pelimpahan
- Asli bukti Setoran Awal/Setoran Lunas
- Salinan Akta Kematian/Keterangan Sakit Permanen
- Asli Surat Kuasa Penunjukan Pelimpahan Nomor Porsi
- Asli surat keterangan Tanggung Jawab Mutlak dari Penerima Pelimpahan
- Salinan KTP. KK, Akta Kelahiran, dan Salinan Akta Nikah dgn menunjukkan aslinya

Rekomendasi Pembuatan Pasport Umroh (3):
- Surat Pengantar dari Travel Umroh
- Fotocopy KTP dan Kartu Keluarga
- Fotokopi Surat Nikah (bagi yang sudah menikah) atau fotokopi Akta Kelahiran (bagi yang belum menikah)

Pembatalan Pendaftaran Jamaah Haji Setorn Awal BPIH karena Meninggal Dunia (8):
- Surat Permohonan Pembatalan Bermaterai 6.000, dari Ahli Waris/ Kuasa Waris
- Surat Keterangan Kematian yang dikeluarkan oleh Lurah/Kepala Desa di ketahui Camat
- Surat Keterangan Waris bermaterai 6.000, yang dikeluarkan Lurah/Kepala Desa diketahui Camat
- Surat Keterangan Kuasa Waris yang di tunjuk Ahli Waris untuk melakukan Pembatalan Validasi bermaterai 6.000
- Foto Copy KTP Ahli Waris/Kuasa Waris
- Surat Pernyataan Mutlak dari Ahli Waris/Kuasa Waris bermaterai 6.000
- Bukti Asli Setoran Awal BPIH, Asli Aplikasi transfer Setoran Awal BIH, SPPH
- Fhoto Copy Buku tabungan Aktif a.n Jamaah Haji yg bersangkutan dan Ahli Waris dengan menunjukkan yang asli

Pembatalan Pendaftaran Jamaah Haji Setoran Lunas BPIH karena Meninggal Dunia (8):
- Surat Permohonan Pembatalan Bermaterai 6.000, dari Ahli Waris/ Kuasa Waris
- Surat Keterangan Kematian yang dikeluarkan oleh Lurah/Kepala Desa di ketahui Camat
- Surat Keterangan Waris bermaterai 6.000, yang dikeluarkan Lurah/Kepala Desa diketahui Camat
- Surat Keterangan Kuasa Waris yang di tunjuk Ahli Waris untuk melakukan Pembatalan Validasi bermaterai 6.000
- Foto Copy KTP Ahli Waris/Kuasa Waris
- Surat Pernyataan Mutlak dari Ahli Waris/Kuasa Waris bermaterai 6.000
- Bukti Asli Setoran Awal dan Setoran Lunas BPIH, Asli Aplikasi transfer Setoran Awal BIH, SPPH
- Fhoto Copy Buku tabungan Aktif a.n Jamaah Haji yg bersangkutan dan Ahli Waris dengan menunjukkan yang asli

Pembatalan Pendaftaran Jamaah Haji Setorn Awal BPIH Reguler (6):
- Surat Permohonan Pembatalan Bermaterai 6.000 yang ditujukan ke Kepala Kankemenag
- Bukti Asli tanda Bukti Setoran Awal BPIH yang dikeluarkan oleh BPS BPIH
- Asli Aplikasi Transfer Setoran Awal BPIH
- SPPH
- Foto Copy buku tabungan yang masih aktif A.n Jamaah yang bersangkutan dan Menunjukkan yang asli
- Foto Copy KTP dan Menunjukkan yang asli

Pembatalan Pendaftaran Jamaah Haji Setorn Lunas BPIH Reguler (6):
- Surat Permohonan Pembatalan Bermaterai 6.000
- Bukti Asli tanda Bukti Setoran Awal dan Setoran Lunas BPIH yang dikeluarkan oleh BPS BPIH
- Asli Aplikasi Transfer Setoran Awal BPIH
- SPPH
- Foto Copy buku tabungan yang masih aktif A.n Jamaah yang bersangkutan dan Menunjukkan yang asli
- Foto Copy KTP dan Menunjukkan yang asli

Pembatalan Nomor Validasi Jamaah Haji Meninggal Dunia (8):
- Surat Permohonan Pembatalan Bermaterai 6.000, dari ahli waris/Kuasa Waris
- Surat Keterangan Kematian yang dikeluarkan oleh Lurah/Kepala Desa di ketahui Camat
- Surat Keterangan Waris bermatrai 6000, yang dikeluarkan Lurah/Kepala Desa diketahui Camat
- Surat Keterangan Kuasa Waris yang di tunjuk Ahli Waris untuk melakukan Pembatalan Validasi bermatrai 6000
- Foto Copy KTP Ahli Waris/Kuasa Waris
- Surat Pernyataan Mutlak dari Ahli Waris/Kuasa Waris bermatrai 6000
- Bukti Asli Setoran Awal BPIH, Asli Aplikasi transfer Setoran Awal BIH
- Fhoto Copy Buku tabungan Aktif a.n Jamaah Haji yg bersangkutan dan Ahli Waris dengan menunjukkan yang asli

Pembatalan Nomor Validasi Jamaah Haji (4):
- Surat Permohonan bermaterai 6.000
- Bukti Asli Setoran Awal BPIH yang dikeluarkan BPS BPIH
- Asli Aplikasi transfer setroran Awal BPIH
- Foto Copy buku Tabungan yang masih aktif A.n Jamaah Haji yang bersangkutan dan Menunjukkan yang asli

Penarikan Setoran Lunas Bipih Jamah haji Tahu 2020/1441H (4):
- Bukti asli setoran lunas Bipih yang dikeluarkan oleh Bank Penerima Setoran (BPS) Bipih
- Fotocopy Buku Tabungan yang masih aktif atas nama Jamaah haji dan memperlihatkan aslinya
- Fotocopy KTP dan memperlihatkan Aslinya
- Nomor Telepon yang bisa dihubungi

Pendaftaran Jamaah Haji (8):
- Buku Tabungan Haji pada Bank Syariah
- Nomor Validasi dai Bank Penerima Seteron Awal (BPS)
- Foto Copy KTP 2 Lembar
- Foto Copy Akte atau Buku Nikah 2 Lembar
- Foto Copy KK 2 Lembar
- Surat Keteragan Sehat yang Mencantumkan Golongan Darah
- Pas Fhoto 3x4 15 Lembar, 4x6 5 Lembar (Latar belakang Puth, Baju warna Gelap, tampakwajah 80%)
- Map Biasa Warna Hijau

Seksi Bimas Islam (6)
Rekomendasi Bantuan untuk Rumah Ibadah (4):
- Surat Permohonan yang Diketahui oleh Lurah/ Kepala Desa, dan kepala KUA Kecamatan
- Proposal Permohonan Bantuan
- Sertifikat Tanah, IMB
- SK Pengurus Rumah Ibadah

Permintaan Pengukuran Arah Kiblat (1):
- Surat Resmi Dari Pemerintahan Desa atau Pengurus Masjid/ Mushalla

Rekomendasi Pendirian Rumah Ibadah (4):
- Permohonan dari Pengurus Rumah Ibadah yang diketahui oleh Lurah/Kepala Desa, Ka.Kua Kecamatan
- Sertifikat Tanah, IMB
- Susunan pengurus rumah ibadah
- Surat Rekomendasi dari FKUB

Permintaan Pembaca Doa (1):
- Surat Resmi dari Instansi Pemohon

Permintaan Rohaniawan (1):
- Surat Resmi dari Instansi Pemohon

Permintaan Jadwal Shalat/ Imsakiyah (1):
- Surat Resmi/ Mengisi Form yang Telah Disediakan oleh Front Office

Seksi Pendidikan Madrasah (9)
Permohonan Surat Kelayakan Tujangan (2):
- Surat Permohonan
- Persyaratan lain terkait tunjangan

Legalisir Ijazah (2):
- Dokumen Asli
- Fotocopy Dokumen yang Akan Dilegalisir

Rekomendasi Pindah Madrasah Antar Kabupaten/ Kota (2):
- Surat Permohonan dari Orang Tua/ Wali
- Surat Keterangan dari Sekolah/ Madrasah

Rekomendasi Ijin Penelitian di Madrasah (2):
- Surat Pengantar dari Kampus/ Kesbangpol
- Fotocopy Proposal Penelitian

Rekomendasi Pendirian Madrasah Swasta (8):
- Surat Permohonan
- Formulir Pendirian Madrasah
- Surat Kesanggupan pembiayaan bermaterai 6.000
- Dokumen Study Kelayakan Calon Madrasah
- Foto Copy Sah Akta Notaris organisasi penyelenggara/SK Menkumham
- Foto Copy SK Struktur Organisasi/Yayasan,AD/ART
- Foto Copy SK Struktur Manajemen dan Personalia Madrasah(SK,Ijazah,DRH)
- Foto Copy Kurikulum, RKM, dan Daftar Sarana Prasarana

Penambahan Jam Mengajar (3):
- Surat Permohonan
- Surat Persetujuan dari Madrasah Asal
- Surat Persetujuan dari Madrasah yang Dituju

Surat Keterangan Pengganti Ijazah (2):
- Surat keterangan hilang dari Kepolisian bagi Ijazah yang hilang, bagi Ijazah yang rusak harus melampirkan Ijazah tersebut
- Surat Permohonan Bermaterai 6.000

Rekomendasi Izin PPL Mahasiswa di Madrasah (1):
- Surat Pengantar dari Perguruan Tinggi

Rekomendasi Bantuan Sarana Prasarana Madrasah (2):
- Surat Permohonan
- Proposal Permohonan Bantuan (Dilengkapi Sertifikat Tanah, SK Pendirian, RAB dan Foto-foto)

Seksi PAIS (1)
Penambahan Jam Megajar Guru PAI (3):
- Surat Permohonan
- Surat Rekomendasi Kepala Sekolah Satminkal
- Surat Persetujuan Sekolah yang di tuju

Seksi Pendidikan Diniyah dan Pontren (4)
Rekomendasi bantuan MDT (2):
- Surat Permohonan
- Proposal Permohonan Bantuan

Izin Operasional Diniyah Takmiliyah (4):
- Surat Permohonan dan Proposal
- SK Kepala Diniyah, SK Guru, dan SK Tenaga Administrasi
- Data Guru, Data Peserta Didik, dan Jadwal Pelajaran
- Surat Perjanjian (Bermaterai 6.000)

Rekomendasi Bantuan untuk Pondok Pesantren (5):
- Surat Permohonan
- Proposal Bantuan (Dilengkapi Profil Pondok Pesantren)
- Foto Copy Surat Izin Operasional Pondok Pesantren
- Foto Copy Akta Notaris Yayasan dan Surat Pengesahan Menkumham
- Foto Copy Surat Keputusan Kepemilikan Tanah atas nama Yayasan

Izin Operasional Penyelenggaraan Pendidikan Al-Quran (4):
- Surat Permohonan
- Surat Rekomendasi dari Kepala KUA Kecamatan
- Proposal Penyelenggaraan Pendidikan Al-Quran
- Data Lembaga

Penyelenggara Zakat dan Wakaf (1)
Permintaan Konsultasi Zakat Wakaf (1):
- Surat Permohonan/ Mengisi Form yang Telah Disediakan oleh Front Office

Login Petugas

Cek Status

Pengajuan/ Permohonan Layanan

lihat daftar persyaratan/ bahan dokumen yang harus diupload
Sebelum melanjutkan mengisi form di bawah ini, silakan siapkan (scan) dokumen persyaratan terlebih dahulu

Pengaduan/ Keluhan